以前公司的文印设备使用时间比较长了，打印、复印的效果不理想。同时设备又比较分散，维护和维修都很费时费力。而公司现在对于文档及流程的电子化要求也越来越高，这就使我们对改善文档管理流程，提出了新的要求。我们遇到的具体问题主要有以下：

设备多、印量大，管理困难

当时我们使用的文印设备有好几个品牌，使用的时间都比较长了，加上文印量比较大，每月都要在两万张左右。这就导致我们的维修工作量很大，几乎每个星期都需要维修或者加碳粉，浪费了大量的人力物力。

文印质量偏差

由于使用设备老旧，有时会使用二次耗材，所以打印、复印质量非常不好，存在掉粉、模糊、阴影等问题。因为业务需要，我们常常会打印一些工程图纸之类的文件，对于图像清晰度是有一定要求的，所以使用部门不太满意。

各项文印成本居高不下

由于公司办公电子化程度不高，导致很多文件进行纸张输出，不仅影响工作效率，也导致文印成本难以控制。在维护方面，因为设备有老化现象，并且小打印机较多，印量达到一定程度时容易出现故障，需要自己进行维护。零配件及维修价格不菲，加上投入了大量的人力时间，导致维护成本偏高。在费用方面，仅就小打印机为例，各台小打印机，每月需要加粉30次，每支80元，仅这项费用每月支出2400元。而打印机数量多、型号多、使用耗材及零配件多等问题，也使管理复杂，对打印成本、纸张成本、维护成本等很难全面地控制，隐性管理成本偏高。

电子化程度低，使用传统办公方式，传真和扫描不便

公司很重视文印管理的现代化、办公和内部流程的电子化。而过去文印设备分散、使用年限偏长的状况，对于公司的电子化办公带来了一定的困难。